Elektroniczne zarządzanie i archiwizacja dokumentów musi przebiegać zgodnie z przyjętymi normami, które zapewniają nie tylko sprawność obsługi, ale też odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Tego typu kryteria powinien spełniać między innymi system ECM. To od niego w dużej mierze zależy efektywność pracy przedsiębiorstwa.
Co to jest ECM?
Zanim przejdziemy do określenia poszczególnych kryteriów wyboru, warto pokrótce wyjaśnić, czym jest ECM system – Enterprise Content Management. Zgodnie z przyjętą definicją, tworzą go strategie, metody i narzędzia wykorzystywane do przechowywania, zarządzania, archiwizacji oraz dostarczania dokumentów i wielu innych danych, które są niezbędne do realizacji procesów organizacyjnych w firmie.
Mówiąc krótko, odpowiednio dobrany system w znaczący sposób ułatwia pracę na dokumentach, co w bezpośredni sposób przekłada się na efektywność funkcjonowania firmy. Pracownicy otrzymują dostęp do nowoczesnego, elektronicznego systemu, który z jednej strony skraca realizację wielu zadań, a z drugiej zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa.
Warto w tym miejscu podkreślić, że o klasie ECM mówimy wówczas, gdy tradycyjne sposoby zarządzania dokumentami są połączone z rozwiązaniami webowymi. Co ważne, w strukturze systemu możemy wyróżnić nie tylko komponenty odpowiedzialne za zarządzanie, ale również zapewniające efektywną pracę grupową, długoterminową archiwizację czy chociażby zabezpieczanie danych.
Wiele zależy od rodzaju dobranych modułów, które składają się na system. Ich charakterystyka jest pierwszym kryterium, na jakie należy zwrócić uwagę podczas dobierania rozwiązań klasy ECM.
Jaki system wybrać?
Zdecydowanie najważniejszym wyznacznikiem jakości konkretnego oprogramowania będzie jego dopasowanie do specyfiki prowadzonej działalności. W tym przypadku nie ma miejsca na działanie „na ślepo”. Bez przeprowadzenia odpowiedniej analizy trudno jest dobrać system, który będzie pasował do sposobu pracy firmy. Stwarza to również zagrożenie związane z ewentualnymi włamaniami i kradzieżą danych kluczowych.
Z tego też względu system zarządzania dokumentami powinien pochodzić od sprawdzonych podmiotów, gwarantujących jego dostosowanie do konkretnych potrzeb firmy. Poniżej przedstawiamy spis wszystkich najważniejszych kryteriów, którymi warto kierować się podczas doboru systemu klasy ECM.
- Funkcjonalność – oprogramowanie powinno pozwalać na efektywne gromadzenie, zarządzanie, przechowywanie, kontrolowanie, łatwe udostępnianie oraz edytowanie wszelkich dokumentów, niezależnie od ich formatu.
- Obsługa informacji w sposób nieredundantny – jest to kluczowe dla bezpieczeństwa obsługi.
- Sprawna integracja – dzięki otwartej architekturze API, pozwalającej na łączenie systemu z aplikacjami biznesowymi.
Jeśli macie wątpliwości, na co się zdecydować, przeanalizujcie opinie na temat interesujących Was rozwiązań, a także oceny samej firmy, która odpowiada za przygotowanie systemu. Będą to najlepsze rekomendacje, zapewniające wysokie bezpieczeństwo wyboru.
